Una factura es un documento mercantil en el que se incluye la información fiscal relativa a la prestación de un servicio o la venta de un producto.
Su emisión constituye una obligación para todo empresario o profesional cuando realiza una transacción con contenido económico, debiéndola entregar al perceptor del servicio o producto siempre que sea solicitada.
A efectos legales, tiene valor como justificante fiscal de haber entregado un producto o haber prestado un servicio y es el único documento válido que nos permite, por ejemplo, deducirnos gastos en la contabilidad que llevamos como empresarios.
¿Qué datos debe contener una factura?
Una factura, para ser válida, debe contener diversa información que refleje las circunstancias del servicio prestado o producto vendido, así como información sobre el emisor y el receptor de la misma.
Los elementos esenciales que toda factura debe contener son:
Número de factura
Quizás es uno de los aspectos más sencillos de incluir, pero en el que mayor cautela y control tienes que tener.
El número de factura es el elemento que identifica a la misma dentro de tu contabilidad, y como tal, ha de ser único. No es posible que en un mismo año tengas dos facturas con el mismo número, pues de ser así es signo de que algo has hecho mal.
Además de único, el número de factura debe ser correlativo y tener una continuidad. Si la anterior factura emitida es la 15, has de emitir la 16, no puedes dar saltos en la numeración, aunque si puedes, en el caso de que haya un motivo para ello, realizar series de facturación, es decir, tener varios listados de facturas en los que las mismas tengan una relación entre sí que deba hacerlas diferenciarse de las demás.
Esta práctica de realizar series de facturación es conveniente en situaciones como por ejemplo cuando se dispone de varias tiendas, de modo que en cada una se siga una serie diferente y de ese modo no sea necesaria realizar una interrelación instantánea entre ambas para evitar emitir dos facturas con igual número.
Fecha de emisión de la factura
Dentro de la factura es fundamental incluir la fecha de emisión de la misma.
Este elemento tiene gran transcendencia a efectos tributarios ya que supondrá el periodo en el que se ha facturado la misma y, salvo que te encuentres sujeto al régimen de caja para la contabilización del IVA, el momento en el que se imputan los impuestos correspondientes, y también a efectos de cobro, ya que se usa la fecha de emisión de la factura como referencia de inicio del plazo para pagarla.
Fecha de vencimiento
Es el momento en el que la factura deberá haber sido abonada y por tanto, marca el plazo, el comprendido entre la emisión y el vencimiento, en que el receptor de la misma debe abonarla.
Datos fiscales del emisor y del receptor de la factura
Un elemento característico de la factura, y diferenciador del ticket, es la inclusión en la misma de los datos fiscales completos de emisor y receptor de la misma.
Los datos que debes incluir son el nombre y apellidos en el caso de trabajadores autónomos o la denominación social en el caso de las empresas, el domicilio completo y el número de identificación fiscal (DNI en autónomos o CIF en las empresas).
Recuerda que si tu empresa tiene singularidades como tratarse de una sociedad unipersonal o ser emprendedor de responsabilidad limitada, debes especificar esta circunstancia junto a la denominación en los datos fiscales, ya sea de forma completa, o usando la siglas identificativas correspondientes (U. para la unipersonalidad junto con las siglas de la forma social, o E.R.L. junto a tu nombre y apellidos en el supuesto de que seas Emprendedor de Responsabilidad Limitada).
Concepto, importe e impuestos de la factura
Otro elemento esencial de una factura es especificar qué se está facturando en la misma, es decir, el concepto por el que se va a realizar el pago.
Dicho concepto, que deberá corresponderse con el producto o servicio prestado, determinará de igual modo el tipo impositivo a incluir en la factura, ya que en función del mismo corresponderá aplicar un IVA normal, reducido, superrreducido, o incluso, una exención del IVA.
En el caso de que el servicio este exento de IVA, conviene indicar en virtud de qué disposición legal se da dicha circunstancia, incluyendo en un recuadro inferior una frase del estilo “El servicio prestado se encuentra exento de IVA en virtud del artículo 20 de la ley 37/1992”.
Adicionalmente, y para el caso de que seas profesional autónomo, estés prestando un servicio calificado como profesional y el destinatario de lafactura sea un empresario, deberás incluir retención del IRPF en la misma.
Cumplimentar una factura con todos los detalles facilita su gestión y cobro ¿Qué incluye la factura?
En cuanto a los importes a incluir en la factura, debes diferenciar entre base imponible, que será el importe que se corresponde con el precio otorgado al producto o servicio facturado, antes de impuestos, y el total, que se corresponderá con el resultado de aplicar sobre la base imponible la suma de los impuestos correspondientes (como el IVA) o suplidos (gastos realizados en virtud de dicho servicio y que quepa repercutir directamente al cliente) y restarle los conceptos que apliquen al caso (la retención del IRPF o, por ejemplo, si hemos efectuado algún tipo de descuento).
Datos registrales
En el caso de que se trate de una sociedad, o en su caso si siendoautónomo estás inscrito en el Registro Mercantil como Emprendedores de Responsabilidad Limitada, deberás incluir en la factura los datos registrales de dicha inscripción.
Datos complementarios
Adicionalmente es posible incorporar otra información que, no siendo imprescindible su existencia siempre en las mismas, sí debe incluirse en el caso de cumplirse las características que así lo exigen.
Un ejemplo de esta situación es cuando el emisor de la misma está sujeto alcriterio de caja para la contabilización del IVA, debiendo incluir dicho extremos en la factura a fin de que el receptor conozca que no podrá deducirse la misma hasta que la haya abonado, al igual que el emisor no tendrá obligación de abonar a la Agencia Tributaria el IVA incluido en dichafactura hasta que el receptor lo haya abonado.
Precaución –Si formatea o vuelve a particionar una partición preexistente se destruirán todos los datos de la partición.